Tagarchief: Kaizen

Kaizen, kleine stappen naar verandering

De filosofie van Kaizen is ontstaan rondom de Tweede Wereldoorlog, toen met weinig middelen efficiënter gewerkt moest worden. De naam Kaizen is gegeven in Japan, waar het gedachtengoed inmiddels veelvuldig geïmplementeerd is. Kaizen staat voor kleine stappen naar verandering. Een grote vernieuwing of verbetering gaat vaak met zulke grote veranderingen gepaard dat dit bij mensen op weerstand stuit. Het maakt de amygdala wakker en onderdrukt de cortex en ons vermogen tot creatief denken. Met de kleine stappen van Kaizen omzeil je deze mechanismen van je hersenen, je omzeilt de weerstand en wakkert het creatief denken aan. Dit artikel is een samenvatting van het boek ‘De kunst van Kaizen’, geschreven door Robert Maurer.

Kaizen gaat uit van een aantal strategieën.

1. Het stellen van eenvoudige vragen

De eerste strategie is het stellen van eenvoudige vragen om angst te verdrijven en creativiteit aan te moedigen. Eenvoudige vragen scheppen een mentale omgeving die ongegeneerde creativiteit en speelsheid verwelkomt. De vragen hoeven niet tot direct antwoord te leiden, maar kun je laten ‘werken’ in je brein. Als je je hersenen langere tijd bij herhaling dezelfde vraag voorspiegelt, kunnen ze uiteindelijk niet anders dan een antwoord op de vraag gaan zoeken.

Maak de vragen klein en eenvoudig, zodat ze geen angst oproepen. Hier enkele voorbeelden van Kaizen vragen, ter inspiratie voor jouw eigen vragen.
– Welke ene kleine stap kan ik zetten in de richting van mijn doel?
– Als ik zeker wist dat ik niet zou falen, wat zou ik dan anders doen?
– Als gezondheid mijn eerste prioriteit is, wat wil ik vandaag dan anders doen?
– Op welke manier kan ik mezelf eraan herinneren dat ik meer water wil drinken?
– Hoe kan ik dagelijks een paar minuten tijd overhouden om oefeningen te doen?
– Wie kan ik om hulp of inspiratie vragen?
– Welk klein en liefdevol gebaar zou je nu van een partner willen zien? (i.t.t. Hoe ziet mijn ideale partner eruit?)
– Als ik 100% zeker was dat mijn prins op het witte paard binnen een maand zou verschijnen, wat zou ik vandaag dan anders doen?
– Stel dat jouw ideale man dezelfde interesses heeft, waar wil je hem dan ontmoeten?
– Wanneer je moeite hebt met iemand in je omgeving: Wat is één goede eigenschap van deze persoon?
– Als je de neiging hebt je afgewezen te voelen: Welk ene kleine ding is bijzonder aan mij of mijn bedrijf?

Vragen stellen aan anderen kan ook helpen als je moeite hebt je eigen behoeften te verwoorden.
– Noem één ding van je man waar jij gelukkig van wordt.
– Wat is één aspect van je werk waar jij je prettig bij voelt?

2. Het denken van eenvoudige gedachten

De tweede strategie is het denken van eenvoudige gedachten om nieuwe vaardigheden en gewoonten aan te leren, zonder er een spier voor te verrekken. De simpele techniek van gedachteverbeelding gebruikt ‘eenvoudige gedachten’ om je te helpen nieuwe sociale, mentale en zelfs fysieke vaardigheden te ontwikkelen – alleen door jezelf voor te stellen dat je ze uitvoert. Je stelt je hierbij de situatie voor, alsof je er zelf in acteert, niet alleen visueel maar ook hoor, proef, ruik en voel je wat er gebeurt.

Gedachteverbeelding kan o.a. helpen om
– Angst voor medische ingrepen te overwinnen
– Kalm te reageren in een emotioneel beladen situatie en niet in woede uit te barsten
– Je eetpatroon onder controle te houden
– Je verzet tegen dagelijkse lichaamsoefeningen uit te bannen
– Je meer op je gemak te voelen bij het praten met vreemden
– Vlot in het openbaar te leren spreken.

Gedachteverbeelding in kleine stappen:
1. Pik er een taak uit die je angstig maakt om uit te voeren. Geef jezelf minstens een maand voordat je het echt gaat uitvoeren.
2. Bepaald hoeveel seconden je per dag aan je gedachteverbeelding gaat besteden. Ja, seconden. Maak het klein en behapbaar. Herhaling is belangrijk.
3. Ga rustig zitten of liggen en doe je ogen dicht.
4. Stel je voor dat je je in die lastige situatie bevindt en kijk om je heen. Wat zie je? Wie zijn er aanwezig? Hoe zien ze eruit, wat dragen ze en hoe is hun houding?
5. Welke geluiden, geuren en smaken zijn er om je heen?
6. Stel je voor dat je zonder een spier te bewegen de handelingen uitvoert. welke woorden gebruik je? Hoe klinkt je stem en hoe trekt die door je lichaam? Wat zijn je fysieke gebaren?
7. Stel je een positieve reactie voor.
8. Breid je tijd langzaam uit, maar alleen wanneer de huidige stap moeiteloos gaat.
9. Wanneer je je prettig voelt bij het beoefenen hiervan, stel je dan een vreselijk scenario voor en hoe je daarop afdoende reageert.
10. Als je denkt dat je er klaar voor bent om de echte taak aan te kunnen, probeer dan eerst enkele kleine stappen.

3. Het uitvoeren van simpele acties

De derde strategie is het uitvoeren van simpele acties die succes garanderen. De vragen en gedachten kunnen je voorbereiden, maar uiteindelijk komt het natuurlijk aan op handelen. Simpele acties zijn de basis van Kaizen. Door kleine stappen te zetten die onbelangrijk of zelfs lachwekkend lijken, omzeil je kalm de obstakels waardoor je je eerder altijd uit het veld liet slaan. Enkele voorbeelden van Kaizen-acties:

Niet teveel geld uitgeven – Haal één voorwerp uit je winkelwagentje voor je naar de kassa gaat.
Met lichaamsoefeningen beginnen – Ga elke ochtend enkele minuten op de loopband staan. Ja, gewoon staan!
Afvallen – Gooi de eerste hap van een dikmakende snack weg. De volgende maand gooi de eerste en de tweede hap weg. Vervolgens drie enz. totdat je de snack niet meer wilt of er geen happen meer zijn.
Omgaan met stress – Noteer elke dag welk lichaamsdeel gespannen voelt (je nek, onderrug, schouders?) Haal vervolgens één keer diep adem.
Het huis op orde houden – Kies een deel van het huis uit, stel een kookwekker op 5 minuten in en ga opruimen. Stop wanneer de wekker afgaat.
Een vreemde taal leren – Leer elke dag één woord. Als dat te moeilijk is, probeer dan elke week een nieuw woord te leren.
Meer slapen – Ga elke avond één minuut eerder naar bed of blijf ’s ochtends een minuut langer liggen.

Kaizen acties zijn gratis en kosten weinig tijd. Kaizen acties breken je verzet. De kleine veranderingen kunnen een groot resultaat geven en leiden anders moeiteloos via nieuwe acties uiteindelijk ook tot het gewenste resultaat.

4. Het oplossen van kleine problemen

De vierde strategie is het oplossen van kleine problemen, zelfs wanneer je geconfronteerd wordt met een overweldigende crisis. Door jezelf te trainen kleine problemen te herkennen en op te lossen, kun je pijnlijke problemen en oplossingen en in de toekomst voorkomen. Het herstellen van kleine foutjes in een productieproces blijkt bv grotere problemen verderop in het proces te voorkomen. In functies waarin men niet mag falen, zoals een chirurg  of een piloot, zie je vaak dat deze mensen in staat zijn zeer zwakke waarschuwingssignalen op te sporten en ferme beslissende maatregelen te treffen.

Bij de start van je veranderingsproces is het goed opmerkzaam te zijn op kleine problemen en hier iets mee te doen. Je bent net begonnen en hebt de neiging dan te willen doorgaan. Maar als je bv pijn krijgt bij het joggen, kun je ernstig letsel voorkomen door niet zomaar door te gaan. Als het einddoel in zicht is, wordt het ook moeilijker om kleine problemen op te merken, die je toch verder van je doel af kunnen brengen. Ook ten tijde van een overweldigende crisis kan het moeilijk zijn om kleine problemen waar te nemen. Maar een klein probleem aanpakken dat aan de oorsprong van de crisis staat kan wel eens veel effectiever zijn dan dure oplossingen (die vaak ook meer met symptomen dan oorzaken te maken hebben).

Deze waarschuwingssignalen komen regelmatig voor, negeer ze niet.
– Ergerlijke eigenschappen van een nieuwe partner. Een kleine ergerlijke gedraging kan een uiting zijn van een groter onderliggend probleem. Wanneer je dit herkent, kun je erover praten.
– Mindere vaardigheden van een sollicitant. Het is efficiënter om een functie niet te vervullen dan een onbekwaam iemand aan te nemen.
– Boze of kritische stemmen. De innerlijke stemmen die zeggen, waarom geef je het niet gewoon op? Deze stemmen stimuleren de vecht-of-vluchtreactie en houden vooruitgang tegen. Je kunt de stemmen laten zwijgen door ze met je bewustzijn te confronteren en kleine stappen te zetten.
– Kleine hardnekkige signalen van pijn bij lichaamsbeweging.
– Een zwak maar zeurend gevoel dat er iets mis is. Als je het gevoel krijgt dat de stap die je aan het zetten bent of het doel dat je voor ogen hebt niet juist is, geef je innerlijke wijsheid dan het respect dat zij verdient. Door er aandacht aan te geven kun je een klein vlammetje doven voordat het een vernietigende brand wordt.

5. Het geven van kleine beloningen

De vijfde strategie is het geven van kleine beloningen aan jezelf of anderen om de beste resultaten te bereiken. Kleine beloningen zijn de perfecte aanmoediging. Ze zijn niet alleen goedkoop en gemakkelijk, maar stimuleren de innerlijke motivatie die nodig is voor blijvende verandering. Grote beloningen zijn een externe motivator, kleine beloningen stimuleren je interne motivatie. Mensen worden vaak het meest gemotiveerd door waardering. Je geliefd en gehoord voelen, en trots zijn op wat je gedaan hebt.

Een goede beloning bezit drie eigenschappen:
– De beloning moet bij het doel passen. Wanneer je wilt afvallen is een beloning die met eten te maken heeft ineffectief.
– De beloning moet bij de persoon passen. Wat voor jou een beloning is, hoeft het voor de ander niet te zijn. Een ondersteunende vraag kan zijn: hoe weet je dat men van je houdt /  je waardeert?
– De beloning mag niets of weinig kosten.

6. Het herkennen van kleine momenten

De zesde strategie is het herkennen van kleine maar beslissende momenten die ieder ander negeert. De levensbenadering van Kaizen vereist een trager tempo en waardering van kleine momenten. Deze plezierige techniek kan tot creatieve doorbraken en versterkte relaties leiden en je dagelijks stimuleren.

Wanneer je een plan voor verandering uitvoert en je merkt dat je verveeld, rusteloos bent of vast zit, bekijk dan of je plezierige momenten kunt opmerken. Mensen die veel succes hebben, kunnen hun nieuwe gedrag omzetten in een bron van plezier en trots. Concentreer je op de momenten van verandering die je vreugde schenken.

‘De ware schepper wordt herkend aan zijn vaardigheid op elk moment in de gewoonste en nederigste dingen iets op te merken dat waardevol is.’ – Igor Stravinsky

Het ontwikkelen van een bewustzijn voor kleine momenten.
1. Zoek een persoon met een andere mening dan de jouwe over sociaal-politieke kwesties als abortus of wapenbezit. het is beter als deze persoon een vreemde is en geen familielid of vriend.
2. Begin een gesprek met deze persoon en stel vragen met slechts één doel: zijn of haar standpunt ontdekken en de redenen ervan begrijpen.
3. Probeer geen discussie aan te gaan, te overtuigen of veroordelend te klinken.
4. Je weet dat je succes hebt als je die persoon steeds meer ziet ontspannen en als hij of zij jouw interesse en respect opmerkt.

Kaizen is de basis van sterke relaties, opgebouwd uit een reeks kleine momenten. Het zijn de kleine momenten waaruit de waardering voor elkaar blijkt die belangrijker zijn dan grote verrassingen.

De meesten van ons besteden zoveel tijd aan het verleden of de toekomst dat we de kleine momenten mislopen. Als je merkt dat je jezelf verliest in zorgen of spijt, probeer dan dit:
1. Vraag jezelf: Moet ik iets leren veranderen door deze gedachten of spijt?
2. Als het antwoord ja is, zet dan die stap voor verandering. Als het antwoord nee is, en dat is het vaak, zoek dan in de kamer naar een voorwerp of persoon waar jij je het prettigst bij voelt. Richt je gedachten hier dertig seconden op. Deze actie leert je hersenen van het moment genieten.

Implementatie van deze strategieën in je leven helpt om succesvol te zijn in de doelen die je jezelf stelt en  een optimistisch geloof in je potentieel voor blijvende verbetering!

Vond je deze samenvatting interessant, kan ik je zeker het boek aanraden voor meer voorbeelden en uitleg.